Datenschutzrichtlinie der Ulmer Kantorei e. V.

 

1 Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein derartiges Verzeichnis ist nicht erforderlich (Art, 30 Abs. 5 DS-GVO), da
• Verarbeitungen personenbezogener Daten nur gelegentlich erfolgen,
• keine Daten gespeichert werden, die Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen beinhalten und
• keine besonderen Datenkategorien gespeichert werden.

2 Erfassung personenbezogener Daten

Folgende personenbezogene Daten werden erfasst:
• Bei Interesse eines Sängers/einer Sängerin an Mitwirkung in der Ulmer Kantorei e. V. wird über das Formular ‚Erstkontakt‘ erfasst: Name, Vorname, Straße, Wohnort, Telefon (Festnetz und ggf. Mobil), E-Mail-Adresse und Stimmlage. Es ist eine Probezeit von zwei Monaten vorgesehen, nach deren Ablauf über die Aufnahme entschieden wird. Diese Information ist für die Ulmer Kantorei e.V. erforderlich, um den Kandidaten/die Kandidatin eindeutig zuzuordnen, Informationen an ihn/sie zu schicken und in Kommunikation mit dem Kandidaten/der Kandidatin zu treten (z. B. bzgl. Probenbetrieb, bzgl. Mitfahrgelegenheiten, bzgl. Ergebnis Probezeit). Das Formular wird bei dem für die Mitgliederverwaltung zuständigen Vorstand verwahrt und bei Beitritt ebenso wie bei Nichtbeitritt spätestens zwei Monate nach Ablauf der Probezeit vernichtet
• Im Formular ‚ Beitrittserklärung‘ gibt das neue Mitglied folgende Daten an: Name, Vorname, Straße, Wohnort, Telefon (Festnetz und ggf. Mobil), E-Mail-Adresse, Stimmlage und verpflichtet sich durch Unterschrift zum Beitritt und zur Zahlung des Mitgliedsbeitrages. Diese Daten sind für den regulären Vereinsbetrieb bzw. den Vereinszweck erforderlich ( z.B. zur Ausstellung von Spendenquittungen, zur Kommunikation mit dem Mitglied bzgl. Probenbetrieb, Konzerte, Ergebnisse von Vorstandsbesprechungen , Anmahnung Beitragszahlung etc). Das Formular ‚Beitrittserklärung‘ geht an das für die Mitgliederverwaltung zuständige Vorstandsmitglied, das die Daten in das digitale Mitgliederverzeichnis des Vereins übernimmt und die unterschriebene Mitgliedserklärung an sicherer Stelle verwahrt. Spätestens zwei Monate nach Austritt des Mitgliedes löscht das für die Mitgliederverwaltung zuständige Vorstandsmitglied die genannten personenbezogenen Daten des ausgetretenen Mitgliedes und vernichtet die Beitrittserklärung - vorausgesetzt, es sind keine Mitgliedsbeiträge offen.
• Im Formular ‚ Beitrittserklärung zum Freundeskreis‘ trägt das Fördermitglied seinen Namen, seine Adresse und seine Telefonnummer ein und verpflichtet sich durch Unterschrift zur Zahlung eines jährlichen Förderbeitrags. Die oben genannten Daten sind erforderlich, um dem Fördermitglied eine Spendenbescheinigung sowie Information über anstehende Konzerte/Veranstaltungen des Chores zukommen zu lassen. Dieses Beitrittsformular ist adressiert an das für die Mitgliederverwaltung zuständige Vorstandsmitglied, das die unterschriebene Beitrittserklärung an sicherer Stelle verwahrt und die Daten in das digitale Verzeichnis der Fördermitglieder einträgt. Bei Kündigung eines Fördermitgliedes löscht das für die Mitgliederverwaltung zuständige Vorstandsmitglied die Daten und vernichtet die Beitrittserklärung spätestens zwei Monate nach Kündigung – vorausgesetzt, es sind keine Mitgliedsbeiträge offen.
• Anwesenheitslisten: Für jede Stimmlage werden separate Anwesenheitslisten geführt, auf denen der Name des Chormitgliedes eingetragen ist und für die einzelnen Termine durch Kurzzeichen die Anwesenheit bestätigt wird. Die Listen werden von der Vorsitzenden ausgegeben, aufbewahrt und nach dem Konzert vernichtet. Diese Listen helfen dem Vorstand, die Anzahl und den Übungsstand aktuell aktiver Chormitglieder rechtzeitig vor einem Konzert zu erfassen und zu kontrollieren.

3 Weitergabe personenbezogener Daten

3.1 Personenbezogene Daten werden nicht an Dachverbände, nicht an Versicherungen oder andere Dritte, z.B. Zuschussgebende Stellen weitergereicht (wie z.B. die Stadt Ulm; hier wird nur die Anzahl der Mitglieder weiter gegeben).
3.2 Die personenbezogene Daten der Mitglieder der ‚Ulmer Kantorei‘ sind auf der Internetseite des Vereins nicht gelistet;
3.3 Die personenbezogenen Daten der Mitglieder und Fördermitglieder (digitales Mitgliederverzeichnis) sind nur den damit befassten Personen im Vorstand weiterzugeben
3.4 Personenbezogene Daten einzelner Vereinsmitglieder oder Dritter werden in der Regel vom Vorstand nicht an andere Vereinsmitglieder weitergegeben. Ausnahmen können sic h ergeben, wenn es z.B. bei Vertretungen, Sonderproben, Reisen zu Auftritten oder anderen dem Vereinszweck dienenden Aktionen erforderlich wird, nicht nur den Namen sondern auch die Telefonnummer und/oder Adresse eines Mitgliedes an andere weiterzugeben. Hier gilt aber der Grundsatz, dass nicht mehr als die notwendigen personenbezogenen Daten weitergegeben werden.
3.5 Bei Vorstandswechsel geben die bisherigen Vorstandsmitglieder die aktuellen personenbezogenen Daten/Unterlagen an die zuständigen neuen Vorstände weiter und vernichten ggf. vorhandene Alt-Daten.

4 Internetauftritt/Homepage der Ulmer Kantorei

Die Internetseite der Ulmer Kantorei e.V. listet im Einzelnen folgendes:
4.1 Die Namen aller Vorstandsmitglieder (Vor- und Nachnamen) und ihren Aufgabenbereich.
4.2 Neben der Telefonnummer und ggf. der E-Mailadresse noch die Wohnadresse des/der Vorsitzenden sowie seines/seiner ersten Stellvertreters/in, da diese die Hauptansprechpartner und die offizielle Adresse des Vereins für Mitglieder (z.B. bei Kündigungen/Austritt, Anträge zu Hauptversammlung etc) wie für externe Stellen (Sponsoren, Orchester, Sänger, Ämter, andere Chöre, Organisatoren ...) darstellen.
4.3 In der angehängten pdf-Datei ‚Beitrittserklärung zum Freundeskreis der Ulmer Kantorei‘ ist die Adresse des für die Mitgliederverwaltung zuständigen Vorstandsmitgliedes als Empfänger für die Beitrittserklärung aufgeführt. Die ausgefüllte Beitrittserklärung zum Freundeskreis wird vom Fördermitglied per Post an das zuständige Vorstandsmitglied übermittelt.
4.4 Den Namen, Bilder und andere relevante Informationen über die Dirigentin Frau Blessing sowie eine Verlinkung auf deren Homepage ; die Verantwortung für die Inhalte und Datensicherheit der Homepage der Dirigentin liegt bei der Dirigentin Frau Blessing.
4.5 Den Namen, Bilder und öffentlich zugängliche Informationen , wie z.B. Zeitungsberichte über den früheren Dirigenten A. Haupt.
4.6 In angehängten Dateien wird die Historie der Ulmer Kantorei e. V. anhand von Zeitungsberichten und Zeitungsbildern skizziert.
4.7 Der Internetauftritt ist zu ergänzen um ein Impressum (Anlage B) und eine Datenschutzerklärung (Anlage C), die von jeder Seite der Homepage mit einem click.
erreichbar ist; die Datenschutzerklärung sollte von dem Impressum getrennt aufrufbar sein;
4.8 Die Homepage hat nur informatorischen Charakter. Sie enthält keine der im Folgenden gelisteten Features: online-Formulare, online-Bestellmöglichkeiten, Aufrufe von E-Mails, like-Buttons, Erfassung von Namen oder Adressen etc. Für statistische Zwecke (Ermittlung der Anzahl der Aufrufe etc) erhebt die Ulmer Kantorei bei Bedarf z. B. mit Google Analytics die personenbezogenen Daten, die der Browser des Aufrufenden an unseren Server übermittelt. Personenbezogene Daten der Homepage-Aufrufer werden von der Ulmer Kantorei e.V. nicht weitergegeben.

5 Veröffentlichung von Fotos

Bei der Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage oder auf Werbeträgern ist das Kunsturhebergesetz (KUG) zu beachten, welches das Recht am eigenen Bild regelt. Hiernach dürfen Bildnisse nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet und öffentlich zur Schau gestellt werden. Ausnahmen sind Bilder von Versammlungen, öffentlichen Veranstaltungen oder Chorkonzerten, sofern die Ansammlung von Menschen, nicht einzelne Personen im Vordergrund stehen

6 Auskunftsrecht

Jedes Vereinsmitglied hat ein Recht, Auskunft zu erhalten über die von ihm gespeicherten Daten. Die Auskunft erteilt das für den Datenschutz zuständige Vorstandsmitglied.

7 Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

Die Regelungen in Art. 33 und 34 DS-GVO lösen jene aus § 42 a BDSG ab. In der Praxis kommt es auf vielfältigste Weise zu sog. Datenpannen, z.B. durch einen Hacker-Angriff, aber auch weil der Datenträger des Kassenwarts mit den Mitgliederdaten verloren gegangen ist oder aufgrund eines Diebstahls des Laptops im Rahmen eines Einbruchs. Liegt eine solche Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vor, muss der Vorstand diese innerhalb von 72 Stunden mit den in Art. 33 Abs. 3 DS-GVO genannten Mindestinformationen der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Landesdatenschutzbehörde Baden-Württemberg) melden.


8 Datenschutzerklärung der Vorstandsmitglieder

• Es werden vom Vorstand nur die personenbezogenen Daten erfasst, die für die Erfüllung der i.d. Satzung beschriebenen Vereinszwecke benötigt werden. Mit den in dieser Daten-schutzrichtlinie beschriebenen Regelungen wird dieser Anforderung Rechnung getragen.
• Die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, insbes. § 53 BDSG (neu) verlangen, dass personenbezogene Daten so verarbeitet werden, dass die Rechte der durch die Verarbeitung betroffenen Personen auf Vertraulichkeit und Integrität ihrer Daten gewährleistet werden. Daher ist es jedem einzelnen Vorstandsmitgliedern auch nur gestattet, die personenbezogene Daten in dem Umfang und in der Weise zu verarbeiten, wie es zur Erfüllung der ihm/ihr übertragenen Aufgaben erforderlich ist.
• Sofern Vorstandsmitglieder (aktive, passive oder Förder-)Mitglieder der Ulmer Kantorei e. V, per E-Mail informieren, ist sicherzustellen, dass die E-Mail-Empfänger
   • keine Mailadressen anderer Mail-Empfänger lesen können bzw.
   • keine E-Mail-Nachrichten an die übrigen Mailempfänger weiterleiten können.
• Sofern die Kommunikation per E-Mail ausschließlich unter Vorstandsmitgliedern erfolgt, oder wenn eine E-Mail-Nachricht Vorstandsmitgliedern zur Kenntnis gegeben wird, können die einzelnen E-Mail-Empfangsadressen offen gezeigt werden
• Die Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, personenbezogene Daten oder E-Mails mit personenbezogenen Daten in einem gesicherten Bereich ablegen.
• Fotos des/der Vorsitzenden, des/der Stellvertreters/in und der Dirigentin, bei welchen einer oder mehrere im Mittelpunkt stehen, können im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit nicht nur im Internet angegeben werden, sondern ggf. auch an die lokale Presse gegeben werden. Die betreffenden Personen erklären sich durch untenstehende Unterschrift damit einverstanden
• Verstöße gegen die Datenschutzverordnungen können ggf. mit Geldbuße, Geldstrafe oder Freiheitsstrafe geahndet werden. Entsteht der betreffenden Person durch unzulässige Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ein Schaden, kann ein Schadenersatzanspruch entstehen. Die Verpflichtung auf Vertraulichkeit besteht auch nach der Amtsträgerschaft fort
• Die Vorstandsmitglieder und die Dirigentin erklären durch ihre Unterschrift die Kenntnisnahme und ihre Einwilligung zur Umsetzung der beschriebenen Regelungen zum Datenschutz in der Ulmer Kantorei e. V.