Datenschutzrichtlinie der Ulmer Kantorei e. V.
1 Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Ein derartiges Verzeichnis ist nicht erforderlich (Art, 30 Abs. 5
DS-GVO), da
• Verarbeitungen personenbezogener Daten nur gelegentlich
erfolgen,
• keine Daten gespeichert werden, die Risiko für die Rechte
und Freiheiten der betroffenen Personen beinhalten und
• keine
besonderen Datenkategorien gespeichert werden.
2 Erfassung
personenbezogener Daten
Folgende personenbezogene Daten werden
erfasst:
• Bei Interesse eines Sängers/einer Sängerin an Mitwirkung in
der Ulmer Kantorei e. V. wird über das Formular ‚Erstkontakt‘ erfasst: Name,
Vorname, Straße, Wohnort, Telefon (Festnetz und ggf. Mobil), E-Mail-Adresse und
Stimmlage. Es ist eine Probezeit von zwei Monaten vorgesehen, nach deren Ablauf
über die Aufnahme entschieden wird. Diese Information ist für die Ulmer Kantorei
e.V. erforderlich, um den Kandidaten/die Kandidatin eindeutig zuzuordnen,
Informationen an ihn/sie zu schicken und in Kommunikation mit dem Kandidaten/der
Kandidatin zu treten (z. B. bzgl. Probenbetrieb, bzgl. Mitfahrgelegenheiten,
bzgl. Ergebnis Probezeit). Das Formular wird bei dem für die
Mitgliederverwaltung zuständigen Vorstand verwahrt und bei Beitritt ebenso wie
bei Nichtbeitritt spätestens zwei Monate nach Ablauf der Probezeit vernichtet
•
Im Formular ‚ Beitrittserklärung‘ gibt das neue Mitglied folgende Daten an:
Name, Vorname, Straße, Wohnort, Telefon (Festnetz und ggf. Mobil),
E-Mail-Adresse, Stimmlage und verpflichtet sich durch Unterschrift zum Beitritt
und zur Zahlung des Mitgliedsbeitrages. Diese Daten sind für den regulären
Vereinsbetrieb bzw. den Vereinszweck erforderlich ( z.B. zur Ausstellung von
Spendenquittungen, zur Kommunikation mit dem Mitglied bzgl. Probenbetrieb,
Konzerte, Ergebnisse von Vorstandsbesprechungen , Anmahnung Beitragszahlung
etc). Das Formular ‚Beitrittserklärung‘ geht an das für die Mitgliederverwaltung
zuständige Vorstandsmitglied, das die Daten in das digitale
Mitgliederverzeichnis des Vereins übernimmt und die unterschriebene
Mitgliedserklärung an sicherer Stelle verwahrt. Spätestens zwei Monate nach
Austritt des Mitgliedes löscht das für die Mitgliederverwaltung zuständige
Vorstandsmitglied die genannten personenbezogenen Daten des ausgetretenen
Mitgliedes und vernichtet die Beitrittserklärung - vorausgesetzt, es sind keine
Mitgliedsbeiträge offen.
• Im Formular ‚ Beitrittserklärung zum
Freundeskreis‘ trägt das Fördermitglied seinen Namen, seine Adresse und seine
Telefonnummer ein und verpflichtet sich durch Unterschrift zur Zahlung eines
jährlichen Förderbeitrags. Die oben genannten Daten sind erforderlich, um dem
Fördermitglied eine Spendenbescheinigung sowie Information über anstehende
Konzerte/Veranstaltungen des Chores zukommen zu lassen. Dieses Beitrittsformular
ist adressiert an das für die Mitgliederverwaltung zuständige Vorstandsmitglied,
das die unterschriebene Beitrittserklärung an sicherer Stelle verwahrt und die
Daten in das digitale Verzeichnis der Fördermitglieder einträgt. Bei Kündigung
eines Fördermitgliedes löscht das für die Mitgliederverwaltung zuständige
Vorstandsmitglied die Daten und vernichtet die Beitrittserklärung spätestens
zwei Monate nach Kündigung – vorausgesetzt, es sind keine Mitgliedsbeiträge
offen.
• Anwesenheitslisten: Für jede Stimmlage werden separate
Anwesenheitslisten geführt, auf denen der Name des Chormitgliedes eingetragen
ist und für die einzelnen Termine durch Kurzzeichen die Anwesenheit bestätigt
wird. Die Listen werden von der Vorsitzenden ausgegeben, aufbewahrt und nach dem
Konzert vernichtet. Diese Listen helfen dem Vorstand, die Anzahl und den
Übungsstand aktuell aktiver Chormitglieder rechtzeitig vor einem Konzert zu
erfassen und zu kontrollieren.
3 Weitergabe personenbezogener
Daten
3.1 Personenbezogene Daten werden nicht an Dachverbände,
nicht an Versicherungen oder andere Dritte, z.B. Zuschussgebende Stellen
weitergereicht (wie z.B. die Stadt Ulm; hier wird nur die Anzahl der Mitglieder
weiter gegeben).
3.2 Die personenbezogene Daten der Mitglieder der ‚Ulmer
Kantorei‘ sind auf der Internetseite des Vereins nicht gelistet;
3.3 Die
personenbezogenen Daten der Mitglieder und Fördermitglieder (digitales
Mitgliederverzeichnis) sind nur den damit befassten Personen im Vorstand
weiterzugeben
3.4 Personenbezogene Daten einzelner Vereinsmitglieder oder
Dritter werden in der Regel vom Vorstand nicht an andere Vereinsmitglieder
weitergegeben. Ausnahmen können sic h ergeben, wenn es z.B. bei Vertretungen,
Sonderproben, Reisen zu Auftritten oder anderen dem Vereinszweck dienenden
Aktionen erforderlich wird, nicht nur den Namen sondern auch die Telefonnummer
und/oder Adresse eines Mitgliedes an andere weiterzugeben. Hier gilt aber der
Grundsatz, dass nicht mehr als die notwendigen personenbezogenen Daten
weitergegeben werden.
3.5 Bei Vorstandswechsel geben die bisherigen
Vorstandsmitglieder die aktuellen personenbezogenen Daten/Unterlagen an die
zuständigen neuen Vorstände weiter und vernichten ggf. vorhandene Alt-Daten.
4 Internetauftritt/Homepage der Ulmer Kantorei
Die Internetseite der Ulmer Kantorei e.V. listet im
Einzelnen folgendes:
4.1 Die Namen aller Vorstandsmitglieder (Vor- und
Nachnamen) und ihren Aufgabenbereich.
4.2 Neben der Telefonnummer und ggf.
der E-Mailadresse noch die Wohnadresse des/der Vorsitzenden sowie seines/seiner
ersten Stellvertreters/in, da diese die Hauptansprechpartner und die offizielle
Adresse des Vereins für Mitglieder (z.B. bei Kündigungen/Austritt, Anträge zu
Hauptversammlung etc) wie für externe Stellen (Sponsoren, Orchester, Sänger,
Ämter, andere Chöre, Organisatoren ...) darstellen.
4.3 In der angehängten
pdf-Datei ‚Beitrittserklärung zum Freundeskreis der Ulmer Kantorei‘ ist die
Adresse des für die Mitgliederverwaltung zuständigen Vorstandsmitgliedes als
Empfänger für die Beitrittserklärung aufgeführt. Die ausgefüllte
Beitrittserklärung zum Freundeskreis wird vom Fördermitglied per Post an das
zuständige Vorstandsmitglied übermittelt.
4.4 Den Namen, Bilder und andere
relevante Informationen über die Dirigentin Frau Blessing sowie eine Verlinkung
auf deren Homepage ; die Verantwortung für die Inhalte und Datensicherheit der
Homepage der Dirigentin liegt bei der Dirigentin Frau Blessing.
4.5 Den
Namen, Bilder und öffentlich zugängliche Informationen , wie z.B.
Zeitungsberichte über den früheren Dirigenten A. Haupt.
4.6 In angehängten
Dateien wird die Historie der Ulmer Kantorei e. V. anhand von Zeitungsberichten
und Zeitungsbildern skizziert.
4.7 Der Internetauftritt ist zu ergänzen um
ein Impressum (Anlage B) und eine Datenschutzerklärung (Anlage C), die von jeder
Seite der Homepage mit einem click.
erreichbar ist; die Datenschutzerklärung
sollte von dem Impressum getrennt aufrufbar sein;
4.8 Die Homepage hat nur
informatorischen Charakter. Sie enthält keine der im Folgenden gelisteten
Features: online-Formulare, online-Bestellmöglichkeiten, Aufrufe von E-Mails,
like-Buttons, Erfassung von Namen oder Adressen etc. Für statistische Zwecke
(Ermittlung der Anzahl der Aufrufe etc) erhebt die Ulmer Kantorei bei Bedarf z.
B. mit Google Analytics die personenbezogenen Daten, die der Browser des
Aufrufenden an unseren Server übermittelt. Personenbezogene Daten der
Homepage-Aufrufer werden von der Ulmer Kantorei e.V. nicht weitergegeben.
5 Veröffentlichung von Fotos
Bei der
Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage oder auf Werbeträgern ist das
Kunsturhebergesetz (KUG) zu beachten, welches das Recht am eigenen Bild regelt.
Hiernach dürfen Bildnisse nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet und
öffentlich zur Schau gestellt werden. Ausnahmen sind Bilder von Versammlungen,
öffentlichen Veranstaltungen oder Chorkonzerten, sofern die Ansammlung von
Menschen, nicht einzelne Personen im Vordergrund stehen
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Auskunftsrecht
Jedes Vereinsmitglied hat ein Recht, Auskunft zu
erhalten über die von ihm gespeicherten Daten. Die Auskunft erteilt das für den
Datenschutz zuständige Vorstandsmitglied.
7 Verletzung des
Schutzes personenbezogener Daten
Die Regelungen in Art. 33 und
34 DS-GVO lösen jene aus § 42 a BDSG ab. In der Praxis kommt es auf
vielfältigste Weise zu sog. Datenpannen, z.B. durch einen Hacker-Angriff, aber
auch weil der Datenträger des Kassenwarts mit den Mitgliederdaten verloren
gegangen ist oder aufgrund eines Diebstahls des Laptops im Rahmen eines
Einbruchs. Liegt eine solche Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
vor, muss der Vorstand diese innerhalb von 72 Stunden mit den in Art. 33 Abs. 3
DS-GVO genannten Mindestinformationen der zuständigen
Datenschutzaufsichtsbehörde (Landesdatenschutzbehörde Baden-Württemberg) melden.
8 Datenschutzerklärung der
Vorstandsmitglieder
• Es werden vom Vorstand nur die
personenbezogenen Daten erfasst, die für die Erfüllung der i.d. Satzung
beschriebenen Vereinszwecke benötigt werden. Mit den in dieser
Daten-schutzrichtlinie beschriebenen Regelungen wird dieser Anforderung Rechnung
getragen.
• Die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, insbes. § 53
BDSG (neu) verlangen, dass personenbezogene Daten so verarbeitet werden, dass
die Rechte der durch die Verarbeitung betroffenen Personen auf Vertraulichkeit
und Integrität ihrer Daten gewährleistet werden. Daher ist es jedem einzelnen
Vorstandsmitgliedern auch nur gestattet, die personenbezogene Daten in dem
Umfang und in der Weise zu verarbeiten, wie es zur Erfüllung der ihm/ihr
übertragenen Aufgaben erforderlich ist.
• Sofern Vorstandsmitglieder
(aktive, passive oder Förder-)Mitglieder der Ulmer Kantorei e. V, per E-Mail
informieren, ist sicherzustellen, dass die E-Mail-Empfänger
•
keine Mailadressen anderer Mail-Empfänger lesen können bzw.
•
keine E-Mail-Nachrichten an die übrigen Mailempfänger weiterleiten können.
•
Sofern die Kommunikation per E-Mail ausschließlich unter Vorstandsmitgliedern
erfolgt, oder wenn eine E-Mail-Nachricht Vorstandsmitgliedern zur Kenntnis
gegeben wird, können die einzelnen E-Mail-Empfangsadressen offen gezeigt werden
•
Die Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, personenbezogene Daten oder E-Mails
mit personenbezogenen Daten in einem gesicherten Bereich ablegen.
•
Fotos des/der Vorsitzenden, des/der Stellvertreters/in und der Dirigentin, bei
welchen einer oder mehrere im Mittelpunkt stehen, können im Rahmen der
Öffentlichkeitsarbeit nicht nur im Internet angegeben werden, sondern ggf. auch
an die lokale Presse gegeben werden. Die betreffenden Personen erklären sich
durch untenstehende Unterschrift damit einverstanden
• Verstöße gegen
die Datenschutzverordnungen können ggf. mit Geldbuße, Geldstrafe oder
Freiheitsstrafe geahndet werden. Entsteht der betreffenden Person durch
unzulässige Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ein Schaden, kann ein
Schadenersatzanspruch entstehen. Die Verpflichtung auf Vertraulichkeit besteht
auch nach der Amtsträgerschaft fort
• Die Vorstandsmitglieder und die
Dirigentin erklären durch ihre Unterschrift die Kenntnisnahme und ihre
Einwilligung zur Umsetzung der beschriebenen Regelungen zum Datenschutz in der
Ulmer Kantorei e. V.